Hochzeitsvorbereitung für Perfektionisten: Software für die Planung
Zuletzt aktualisiert am 13. Juni 2021 von Hochzeit.com
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Die Hochzeit ist für viele Menschen das wichtigste Lebensereignis überhaupt. Entsprechend hoch sind die Ansprüche an einen perfekten Ablauf. Bei den meisten Hochzeiten kommt mindestens eine Checkliste zum Einsatz. Was ist 12 bis 9 Monate vor dem großen Tag zu erledigen, was muss spätestens 6 Monate vorher erledigt werden? Diese altbewährte Checkliste gibt es inzwischen auch in digitaler Form. Welche Software die Planung einer Hochzeit außerdem noch erleichtert, ist jetzt Thema.
Mind-Mapping: Ideen sammeln und sortieren
Mind Mapping hilft Ideen für die Hochzeit zu sammeln – Bild: © Tom Wang – Fotolia.com
Eine kreative Möglichkeit, Ideen für die Hochzeit zu sammeln, ist die Verwendung der Mind-Mapping Methode. Dabei können viele unterschiedliche Ideen und Ansätze in einem Dokument visuell zusammengefasst werden. Die Sortierung ist einfach und geschieht fast intuitiv. Für den Anfang, wenn noch keine klaren Vorstellungen herrschen, ist diese Methode für kreative Menschen ideal, weil sie die Fantasie unterstützt.
Die Mind-Map lässt sich jederzeit verändern und den Gegebenheiten anpassen. Auf Grundlage einer Mindmap lassen sich anschließend daran die detaillierten Planungen vornehmen. Sie knüpfen an die Ideen an und setzen diese in reale Termine, Zahlen und Daten um. Am Ende lassen sich daraus die Gesamtkosten ermitteln und die Finanzierung darauf abstimmen.
Die Kosten im Griff behalten: Budgetplaner und Buchhaltungssoftware
Um die Kosten einer Hochzeit im Griff zu behalten, muss ein Budget festgelegt werden. Ein ausgereifter Budgetplaner gehört deshalb zur Grundausstattung für jedes Hochzeitspaar, um nicht von unerwarteten Kosten überrascht zu werden. Diese können mitunter die Hochzeit in Frage stellen, nämlich dann. Das geschieht, wenn eine Position schlichtweg vergessen wurde oder, wenn ein komfortabler Puffer fehlt. Der ist wichtiger, als so mancher glaubt.
Fällt zum Beispiel der gebuchte DJ, der Fotograf, oder der Caterer aus und es muss ein schneller Ersatz her, kostet dieser mitunter mehr, als geplant. Dabei gilt:
Je kurzfristiger ein Ersatz nötig wird, desto größer das Risiko für höhere Kosten!
Denn in diesem Fall gilt buchstäblich das Motto „Zeit ist Geld“. Immerhin soll die Hochzeit unvergesslich werden und deshalb sind Brautpaare häufig bereit, etwas tiefer in die Tasche zu greifen.
Findet eine Hochzeit in einem etwas größeren Rahmen statt, kann anstelle eines einfachen Budgetplaner eine Buchhaltungssoftware die beste Lösung sein. Eine Hochzeit findet zwar nur an einem einzigen Tag statt, doch Rechnungen flattern über einen längeren Zeitraum auf den Tisch. Die Investition rechnet sich schnell. Mit einer Cloudlösung wie bei Lexware Buchhalter sind keinerlei Vorkenntnisse nötig, um die Belege zu erfassen und deren Zahlungsfristen im Blick zu halten. Gut verständliche Auswertungen zeigen den aktuellen Status quo und geben Auskunft darüber, wie viel Geld bereits ausgegeben wurde.
Die Software hat einen weiteren Vorteil: Nicht nur die Kosten der Hochzeit können hier festgehalten werden. Es ist ebenfalls sinnvoll, eine private Buchführung darüber zu erstellen. Am Ende des Jahres lässt sich so die Steuererklärung wesentlich einfacher erledigen, als wenn alle Belege über das Jahr gesehen gesammelt und dann manuell zusammengerechnet werden müssen.
Hochzeitsplanung mit technischer Unterstützung ist enorm zeitsparend und hilf dabei, die Aufgaben und Kosten im Blick zu behalten. Bild: © deagreez – Fotolia.com
Planen wie ein Projektmanager
Welche Aufgaben sind noch offen? Wie viel Zeit steht noch zur Verfügung? Welche Aufgabe kann erst erledigt werden, wenn eine andere Aufgabe abgearbeitet ist? Wer ist wofür zuständig? Und was kostet das alles?
Eine Hochzeit hat viele Facetten und die Vorbereitung ist wirklich viel Arbeit. Brautpaare, die die Planung wie ein Projektmanager angehen, bewahren einen kühlen Kopf. Besonders hilfreich, um die eingangs gestellten Fragen beantworten zu können, sind professionelle Projektmanager-Tools. Diese gibt es in kostenfreier und in kostenpflichtiger Version.
Welche Software am besten geeignet ist, hängt von den persönlichen Präferenzen des Brautpaares ab. Manche Programme sind farbenfroh und arbeiten überwiegend mit visuellen Effekten, andere sind eher nüchtern aufgebaut und zeigen die Informationen sachlich ohne grafischen „Schnick-Schnack“. Es empfiehlt sich, die verschiedenen Programme in Ruhe in der Testversion anzuschauen. Denn ein Programm ist nur hilfreich, wenn Braut und Bräutigam mit ihm umgehen können.
Die Sitzordnung planen – damals mit Papier und Bleistift, heute digital
Eine Sitzordnung herzustellen kann mitunter ein schwieriges Unterfangen sein. Damals waren Papier und Bleistift ein probates Mittel.
- Der Grundriss des Saals wurde aufgezeichnet,
- die Anzahl der Tische und Stühle aus farbigem Papier ausgeschnitten und
- die Stühle mit Namen versehen.
Nun konnten die Stühle einfach hin und hergeschoben werden, bis das Ergebnis einigermaßen zufriedenstellend war. Diese Methode kommt auch heutzutage noch oft zum Einsatz, birgt allerdings zwei Probleme:
- Ein Windstoß, und die schöne Sitzordnung ist futsch.
- Wichtige Informationen zu den einzelnen Hochzeitsgästen lassen sich nicht niederschreiben. So kann es geschehen, dass versehentlich Personen zusammengesetzt werden, die sich überhaupt nicht mögen und für schlechte Stimmung sorgen.
Die Alternative ist eine Planungssoftware für die Sitzordnung bei der Hochzeit. Zum einen gibt es spezielle Freeware, die online in einschlägigen Suchmaschinen auffindbar ist. Das gute alte Tabellenkalkulationsprogramm Excel, das eigentlich jeder auf seinem Rechner hat, ist nicht so gut für diese Zwecke geeignet. Hier können zwar sämtliche Informationen eingegeben werden, die nötig sind. Der Nachteil ist, dass sich die Pläne bei Veränderungen nicht so gut anpassen lassen. Als Variante können sich Word-Programme mit SmartArt-Grafik zweckentfremden lassen. Sie bieten Nutzern Symbole und Grafiken zur Verwendung an.
Software hilft, den Überblick zu bewahren
Um eine perfekte Hochzeit hinzubekommen, sind Budgetplaner, Checklisten, Sitzordnungsplaner und Projekt-Management Tools ausgesprochen hilfreich. Allerdings sind sie nur so gut, wie die Personen, die sie bedienen. Die Planungstools müssen zum Brautpaar passen, sie müssen unbedingt damit umgehen können. Wer überhaupt keinen Bezug zu Software und digital gestützter Organisation hat, der sollte sich ein gutes Buch zur Hochzeitsplanung besorgen oder sich die nötigen Checklisten und To-Do-Listen ausdrucken.
Weitere hilfreiche digitale Unterstützung rund um die Hochzeit bieten übrigens auch unsere Tipps rund um das Thema Hochzeitsplanung. Sie erleichtern zum einen den Gästen die Orientierung und unterstützen diese bei der Auswahl von Geschenken. Außerdem helfen Sie bei der Kommunikation wichtiger Details der Hochzeit wie zum Beispiel Anfahrtswege, Notfallnummern, Gegebenheiten der Hochzeitslocation, Zimmerbuchung etc.
